Gebruik foto’s van werknemers in strijd met de AVG?
Voor financieel advies kantoren is de persoonlijke relatie met hun klant belangrijk. Veel kantoren kiezen er daarom voor om de naam van hun medewerkers ook een gezicht te geven. Steeds vaker wordt op de website of in de emailhandtekening de medewerker voorgesteld met behulp van zakelijke contactgegevens en een foto. Deze keuze om de dienstverlening persoonlijker te maken, lijkt een logische. Toch zitten er verschillende kanten aan die aandacht verdienen.
Persoonsgegeven
De foto is een persoonsgegeven binnen de AVG ( Algemene Verordening Gegevensbescherming) en dat brengt consequenties met zich mee. In bepaalde situaties kan een foto zelfs als een bijzonder persoonsgegeven worden gezien. Tot slot gaat het hier om een foto van een werknemer die door de werkgever vanuit commerciële doeleinden wordt gebruikt.
Wettelijke grondslag
Het verwerken (i.c. gebruiken) van een persoonsgegevens is toegestaan mits een beroep kan worden gedaan op één van de zes wettelijke grondslagen. Deze staan vermeld in art. 6 AVG. De wettelijke grondslag die hier van toepassing is, is de toestemming van de medewerker. Deze toestemming om de foto te mogen gebruiken moet voldoen aan de volgende eisen:
- de toestemming moet in alle vrijheid kunnen worden gegeven;
- de toestemming moet schriftelijk worden vastgelegd;
- de toestemming moet worden gekoppeld aan een specifiek en concreet omschreven doel of publicatie;
- de toestemming moet op ieder moment én op een eenvoudige manier ingetrokken kunnen worden;
- de foto’s moeten adequaat worden beveiligd tegen misbruik;
- in geval van een ontbrekende toestemming mag de foto daadwerkelijk niet wordt gebruikt.
Toestemming
Het geven van toestemming moet volgens de AVG een vrije keuze zijn. In een hiërarchische werknemer-werkgeversrelatie is dat een lastig aspect. In de overwegingen die ten grondslag liggen aan de Europese verordening wordt toegelicht dat van “een vrije keuze” alleen kan worden gesproken als het weigeren van toestemming of het intrekken daarvan geen nadelige gevolgen heeft voor i.c. de werknemer. De toestemming of het intrekken daarvan mag niet als een voorwaarde gelden voor een bepaalde dienst of functie.
Advies
Om die reden adviseren wij de toestemming van de werknemer niet op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Het is raadzaam om de toestemming of het ontbreken daarvan vast te leggen in een afzonderlijke schriftelijke verklaring waarin de bovengenoemde waarborgen door de werkgever zijn vastgelegd. Beperk het gebruik van foto’s van uw medewerkers zo mogelijk tot de foto’s die in uw opdracht als werkgever zijn gemaakt. Zorg dat de medewerker zich vrij voelt om de toestemming te weigeren of een eenmaal gegeven toestemming eenvoudig in te trekken en laat de foto dan zo snel mogelijk verwijderen.
ATTENTIE:
Tekst gemaakt naar inzicht van 30-09-2020. Wft Assist heeft bij het redigeren van deze tekst de nodige zorgvuldigheid betracht. Wft Assist is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor schade die ontstaat als gevolg van onjuistheden in deze tekst. Op al onze werkzaamheden zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing. U kunt onze Algemene Voorwaarden altijd vinden op onze website: www.wftassist.nl